Como funciona o outsourcing de impressão

A tendência é que cada vez mais as pessoas optem pelo digital e utilizem menos papel, porem ainda existem alguns casos em que a presença do impresso é necessária. Se é o caso da sua empresa, o outsourcing de impressão pode ser uma opção. Saiba como funciona esse serviço e quais as suas vantagens e desvantagens.

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Como funciona o outsourcing de impressão. (Imagem: CreaPark/ Pixabay)

Em inglês, outsourcing quer dizer terceirização. Dessa forma, quando uma empresa contrata outra organização como responsável pelos processos de impressão e cópias, ela está contratando um serviço de outsourcing de impressão.

A partir daí, a empresa contratada deve ficar responsável por fornecer suporte a toda essa área. Claro que isso depende muito do que está no contrato, mas de forma geral a terceirizada fica responsável pela:

• Locação de impressoras, multifuncionais e scanners (incluindo todos os suprimentos como toners, cartuchos de tinta e grampos);
• Manutenção preventiva e corretiva;
• Suporte técnico;
• Ferramentas de monitoramento;
• Bilhetagem (para gerenciar os gastos com impressão da empresa).

Outro ponto importante que deve ser destacado é que o serviço de outsourcing é diferente do aluguel de impressoras. Nesse segundo caso, a empresa fornece apenas o equipamento e cobra pelas impressões e cópias. Algumas empresas ainda oferecem alguns serviços básicos como manutenção e reposição de tintas, mas não possui autonomia para gerenciar o parque de impressões e nem possui um atendimento personalizado de acordo com a demanda da empresa. 

Assim, o aluguel de impressoras pode funcionar melhor se sua empresa for menor, pois não há tanta necessidade de um serviço de impressões ou softwares de análise de dados, ou se precisar do serviço durante um período específico ou evento especial.

Vantagens e desvantagens do outsourcing de impressão

Um dos principais pontos citados quando se fala em outsourcing de impressão é a redução de custos, já que você não terá mais o gasto com a aquisição de máquinas, nem reposição de suprimentos. Além disso, você tem um salto na produtividade e eficiência da sua organização, pois conseguirá olhar mais para as dores de outras áreas e, assim, realizar uma boa gestão empresarial como um todo. 

Por outro lado, é importante ficar de olho em alguns pontos para não sair em desvantagem: procure uma empresa que mantenha as condições do contrato que você assinou e ofereça um serviço de qualidade. Além disso, tenha sempre uma conversa clara e objetiva para não ter problemas de comunicação e, consequentemente, na entrega do serviço.

Com informações: Simpress, Copygreen

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Fonte: https://tecnoblog.net/responde/como-funciona-o-outsourcing-de-impressao/